Förvaltningskoordinator

VärmdöBostäder befinner sig i en spännande och offensiv fas som bostadsbolag där vi steg för steg arbetar mot att bli en av regionens främsta hyresvärdar gällande kundnöjdhet, affärsmässighet och som attraktiv arbetsgivare.

Vi söker en förvaltningskoordinator till en nyinrättad tjänst inom förvaltningsavdelningen. Att arbeta på förvaltningen innebär många kontaktytor främst mot kund men även internt och externt. Vi lägger stor vikt på dina personliga egenskaper och eftersom vi är ett mindre bolag krävs ett dynamiskt arbetssätt där vi jobbar över gränserna i många frågor.

Förvaltningskoordinatorn är en viktig roll som stödjer fastighetsförvaltningsteamet med administrativt och operativt arbete. Denna roll innebär att koordinera dagliga aktiviteter, hantera dokumentation och att tillsammans med avdelningens chefer säkerställa en effektiv drift av fastighetsportföljen.

Samtliga medarbetare på VärmdöBostäder förväntas ha god samarbetsförmåga och med engagemang bidra till att ta hand om bolagets kunder, bostadsområden och fastigheter. Vi uppfyller våra hyresgästers förväntningar genom att hålla vad vi lovar, ligga steget före och leverera hög förvaltningskvalitet och servicenivå.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Administrativ support

• Vara delaktig och utföra delegerade uppdrag från förvaltningsledningen
• Säkerställande att fastighetsdokumentation hålls uppdaterad
• Följa upp och säkerställa att garantier i underhålls- och renoveringsprojekt dokumenteras och kommuniceras inom förvaltningsavdelningen.
• Förbereda och distribuera rapporter, protokoll och annan relevant dokumentation.
• Hantera och följa upp tillval, standardhöjande åtgärder och hyresgästanpassningar med övriga berörda inom och utanför avdelningen.
• I övrigt ta ansvar för tillkommande arbetsuppgifter
• Delta i övriga arbetsuppgifter på förvaltningsavdelningen och bolaget

Kommunikation

• Förbereda, koordinera och följa upp kommunikation mellan förvaltningsavdelningen och hyresgäster.
• Bidra till att utveckla strategier för att öka uthyrningsgraden och kundnöjdheten.
• Vara delaktig i att informera hyresgäster om viktiga händelser, planerat underhåll och förändringar i fastigheten.

Fastighetsförvaltning

• Samordna och följa upp uppdrag inom förvaltningsavdelningen, leverantörer och entreprenörer.
• Stötta avdelningen med implementering av befintliga och nya rutiner och processer
• Stötta beställare med uppföljning av underhålls- och renoveringsprojekt.
• Uppföljning av registrerade serviceförfrågningar och klagomål från hyresgäster
• Stötta beställare inom fastighetsavdelningen med bevakning och koordinering av arbeten som utförs av externa leverantörer och entreprenörer.

Ekonomisk Förvaltning

• Assistera med budgetering, kostnads- och intäktskontroll och fakturahantering.
• Vara behjälplig med att förbereda ekonomiska rapporter och analyser relaterade till fastighetsdrift.

Kvalifikationer

Utbildning

Relevant utbildning inom fastighetsförvaltning, ekonomi, administration eller liknande. Meriterande är kompletterande utbildningar inom hyresjuridik, pedagogik, ekonomi eller MI utbildning.

Erfarenhet

Tidigare erfarenhet inom fastighetsförvaltning, administration, ekonomi eller kundservice är meriterande. Tidigare erfarenhet av arbetsmiljöarbete är meriterande.
Körkort: B-körkort är ett krav, egen bil med milersättning för resor i tjänsten.

Kompetenser

• Starka organisatoriska och administrativa färdigheter.
• Utmärkta kommunikations- och interpersonella färdigheter.
• Goda kunskaper i ekonomi, fastighetsekonomi och budgetering.
• Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera effektivt.
• Datorvana och erfarenhet av fastighetssystem och administrativa program.

Personliga egenskaper

• God prioriteringsförmåga och omdöme
• God samarbetsförmåga
• Förmåga att motivera i förändringsarbete
• Lösningsorienterad och initiativrik
• Flexibel och anpassningsbar.
• Strukturerad och noggrann.

Om tjänsten

Omfattning: 100%

Anställningsform: Tills vidare med 6 månaders provanställning

Rapporterar till: Förvaltningschef

Tillträde sker enligt överenskommelse. Annonsen ligger ute fram tills tjänsten är tillsatt. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Har du frågor eller vill skicka in din ansökan finns vi på rekrytering@varmdobo.se eller på telefon 08-570 399 00.

Varmt välkommen med din ansökan!